投稿者：大糧（株）　大槻 真司（東神戸支部所属）

「議事録、頼みます！」ってお願いされるとなんだか面倒くさいですよね。しかし議事録は、まとめ方次第で会議の様子の伝わり度合いに違いが出てくる重要な役割を果たします。

会議に参加できなかった人にも、こんな話し合いが行われて、こういうことに決まったんだと伝わる議事録の作り方にはどんなコツが必要なのでしょうか。

議事録を作成する人に求められる役割

議事録作成が決まっていれば、少なくとも事前に議題（次第）に目を通してから会議に臨みましょう。兵庫同友会の方ならばお分かり頂けるかもしれませんが、バズセッションでの発表者の役割のようなものを担うのが記録者なのです（但し、発表はしませんが･･･）。

議事録作成者に求められる役割をまとめると

・議長をサポートする（議論につまれば合いの手を入れても良いですね）

・議題での〝ありのままの〟発言や意見を文字にする（議事録者の私見は不要　：但し、自分が発言した事は記録）

・会議を客観視することで参加者の確認やだれがどのような発言をしたのかをチェックする

などがあります。

事実を記録すること。ただし、会議に全員が参加できるように全体を眺め、活発な意見交換が行われるように補助をしていくことも議事録作成者に求められるというわけです。

読みやすい議事録の作成の仕方、まとめ方

読みやすい議事録のまとめ方を紹介します。

・発言個所の文字は、色付にすると分かりやすいですね（赤など目立つ色がおススメ）

・いかに、簡潔にかつ的確な文にする「。（句点）」から「。（句点）」

キーワード使用を意識して、長い文にはしない。（１～2行が目安）
例えば、大事な事を何点かお話しされた場合、箇条書きや番号を付ける（[1]、[2]･･･）

・時おり、体言（名詞）止めや倒置法の活用→読み手を飽きさせない

特に、重要な部分を伝え、記録する場合は○○だからこそ、積極的な広報。とか
積極的な広報が必要です→必要となる積極的な広報。のように。

・スペースやバランスを少し気にするだけで見やすくなります。

長文でプリントいっぱいの議事録は見ただけで「おなかいっぱい(*_*)」

ここまで議事録の作成の仕方、まとめ方について紹介してきました。

さて、様々な配慮をして作成した議事録ですが、議事録において最も大切なことは記憶が鮮明なうちに早く作成し、提出することです！

参加者のみならず参加していない方にも分かりやすい（自分がその立場になって）議事録にしましょう。次回の会議に臨む前にも前回はこうだったよねーと読み返してもらえれば会議の精度がより向上するのではないかと思います。

同友会の広報委員会の会議で、実際に大槻さんがまとめてくださった議事録の一部を公開します。

元々用意されていた議題に、赤い文字で簡潔に記入されているので「どんな議題に」「どんな話し合いが行われたのか」というのが大変わかりやすくなっていることがご理解いただけるのではないかと思います（広報委員会ブログ担当）

↓
↓
↓