投稿者：（株）経営人事教育システム　下山学（神戸中央支部所属）

部下がホウレンソウ（報告連絡相談）をしない、遅い･･････というのは、上司の永遠の課題の一つですが、嘆いていても何も変わらないのはわかっていますよね。

では部下が進んでホウレンソウしたくなる組織風土を作るためにはどうすれば良いのでしょうか。

ホウレンソウ（報告連絡相談）が後手後手になってしまう理由

「新人がホウレンソウ（報告連絡相談）しないんだ」

「うちの若手は、ホウレンソウがいつも遅くて」

「こっちから尋ねれば答えるけど、自分からはなかなかホウレンソウしにこない」

上司が部下に対してこう感じているというのはよく聞く話です。

若い方に話を聞くと、彼らは彼らなりの基準で「ホウレンソウをしている」と言います。していないのではなく、している。ところが、ホウレンソウを受ける側の立場の人間は、どうもその内容に満足していないようです。

「報告が遅い」

「そういう内容ではダメ」

「相手が違う」

「メールじゃなくて口頭で言わなきゃ」

When、What、Who、How、と、あらゆるポイントが気になってしまい、その報告を不十分だと感じてしまうんですね。

ホウレンソウをする側は「している」と認識している。ところがホウレンソウを受ける側は「されていない」と考えてしまう。その原因について改めてリーダーたちに状況を聞くと、どうやらこのようなコミュニケーションミスが発生しているようです。

『スケジュール通りに進んでいるのだなと安心していると、最後の最後で遅れています、と言い出す。もっと早めに報告や相談をしてくれれば、ことが大きくならないうちに手の打ちようもあったのに、相談された時点ではかなりの手戻りになることもあって……』

『あれどうなった？ と訊けば答えるけれど、自分から言ってこない』

では、ホウレンソウが後手後手になる理由を、リーダーたちはどのように考えているのでしょうか。

「報告すると叱られると思っているのではないだろうか？」」

「叱られた経験があったら、つい後にしよう、と思うかもしれない」

「報告や相談をすると、『また新しい仕事が降ってくるから嫌だな』と思っている可能性もある」

若手の主体性に委ねず、最初からホウレンソウ（報告連絡相談）で期待する内容をちゃんと伝えること

報告や相談が遅れると、たいていの場合、事態はさらに悪化します。

ホウレンソウのタイミングが遅くなると事態が悪くなると分かっているにもかかわらず、ホウレンソウをせずに済ませたり、先送りにしたりしてしまうのはネガティブな何か（叱られる・仕事が増える）を想像してしまうから。つまり、ホウレンソウの結果として、自分に降りかかるネガティブな側面を考えてしまうからなのです。

「○○ができたタイミングで一度中間報告をしてほしい」

「○月○日の時点で一度話を聴かせてね」

「○○が分からない時はすぐ聞きに来て」

など、成果物や日時を示して、あらかじめ「報告」や「相談」を受けるポイントをお互いに確認しておくと、ホウレンソウをしなければならないというネガティブなイメージを払拭することができます。

ホウレンソウ自体を作業計画に組み込んでしまう。これだけでも若手のホウレンソウは上司や先輩が望むタイミングや内容に変わってくるのです。

相談したことによって、他者がヒントをくれたり、遅れ気味だと報告したら、サポートする人をつけてくれたり、トラブルが起こったことを報告したら、チームを挙げて対処してくれたり･･････。

こうしたホウレンソウによる個人やチームのメリットを、私たち経営者はもっと社内で共有するべきでしょう。

早めに言うことで自分も業務を完遂しやすくなることを理解できれば、若手も進んでホウレンソウをするようになります。ホウレンソウを若手の主体性に委ねるのではなく、最初から「期待するホウレンソウ」の意識を合わせておくことはとても重要。義務として行うのではなく、ホウレンソウのメリットを伝えることはリーダーの仕事なのです。

電子的なコミュニケーションではなく、アナログなホウレンソウ（報告連絡相談）のやり方を見せてみる

ホウレンソウ（報告連絡相談）を浸透させるために、「やって見せる」という方法もあります。

今は、どんなことでも電子的にやり取りされますが、部下や後輩を育てる場面においては、「アナログ」な方法を取り入れてみることも検討してほしいのです。

電子的なコミュニケーション手段がここまで普及する前であれば、先輩が上司に対して行っているホウレンソウの現場を実際に目にする機会がありました。

「ああ、こういう風に報告するのか」

「相談というのは、こう行うのか」

「タイミングがずれると叱られるのだな」

今の若手は、そういう場面を見る機会がほとんどありません。

あるリーダーは、そのことに気づき、後輩の指導に役立てようとしばらくの間、あえてホウレンソウを電子的に行わず、実際にやってみせたそうです。

「今から上司のところに報告に行くから」と、後輩を引きつれて上司の席に赴き、報告する様子を脇で見せる。上司に質問されて答える場面や、本当は見せたくない叱責を受ける場面もあえて見せた。

こうやってホウレンソウを「体感」させたことで、その後、後輩のホウレンソウのレベルは格段に上がったといいます。知識としてのホウレンソウではなく「体験」としてホウレンソウだからこそ伝わる価値があるということも、心得ておきたいですね。